Devenus essentiels en 2021 à l’activité de toute entreprise, les outils de travail collaboratif permettent d’échanger et d’interagir à distance comme au sein même des bureaux. Et si vous vous dotiez d’une salle de visioconférence pour interagir à plusieurs avec des interlocuteurs extérieurs ? C’est facile et rapide avec la configuration de Microsoft Teams, un peu de matériel… et l’accompagnement d’Activium-ID. 

 

Votre salle de réunion, un collaborateur à part entière

Étendre Microsoft Teams à une de vos salles de réunion présente de nombreux avantages en termes d’interactivité et d’échanges entre collaborateurs, clients, partenaires… Outre le fait que vous allez pouvoir travailler à plusieurs dans la même salle tout en interagissant avec l’extérieur (jusqu’à 250 personnes connectées simultanément), vous bénéficierez d’un grand écran, vous partagerez les mêmes documents et tableaux de bord et démarrerez en toutes circonstances vos réunions en temps et en heure grâce à un contact unique. Avec Microsoft Teams, la salle de réunion devient en effet un collaborateur à part entière avec un numéro de téléphone intégré, que l’on connecte en un clic.
 

Pas de formation nécessaire

Avantage supplémentaire – et non des moindres – les utilisateurs qui connaissent déjà l’outil Microsoft Teams (puisqu’ils l’utilisent au quotidien) gèrent la salle de visioconférence de manière complètement « naturelle » comme il gèrent leurs réunions sur PC. Aucune formation n’est nécessaire : la gestion de la salle se fait à l’identique et celle-ci devient un élément essentiel du système d’information et de communication de l’entreprise.

Installation des équipements, licences et tarifs

Bien entendu, diffuser sur l’écran de la salle et se faire voir et entendre des participants extérieurs nécessite un peu de matériel : une caméra, un micro et un écran de contrôle (sorte de régie vidéo simplifiée proposée par les fabricants comme Logitech), ainsi que la câblerie indispensable. Éventuellement, on pourra doter la salle d’équipements complémentaires tels qu’un tableau blanc interactif. Les équipes d’Activium-ID peuvent se charger de la sélection et de l’installation de tous ces équipements, à définir en fonction de la taille et de la configuration de la salle, de la qualité du son et de l’image souhaitée. Sans oublier la gestion des licences Microsoft Team nécessaires. Plusieurs bundles sont proposés par Activium-ID : large, middle ou light. Le prix de l’installation par Activium-ID démarre à 3 000 euros et inclut le matériel Logitech. Ce prix varie en fonction de la taille de la salle et hors achats d’équipements spécifiques tels que caméras orientables ou système audio pointu. La formation de l’administrateur de la salle est incluse. Enfin, la commercialisation de la solution en mode locatif est possible.

Les conseils de l’expert

François Chambaron, responsable avant-ventes chez Activium-ID, recommande de bien prendre en compte la typologie de la salle (superficie, en U, table-ronde…) pour identifier en amont le nombre optimal de caméras et de micros. Il est bien évidemment essentiel que tout le monde puisse bien voir, être vu et entendre !   L’usage de la salle sera également à prendre en compte : des réunions formelles de type comité de direction ou salle de conseil nécessitent par exemple deux écrans ce qui ne sera pas le cas d’une simple « salle d’échanges » utilisée en libre service par tous les collaborateurs.